Meetings
Ein Artikel in unserem Hausblatt t3n zum Thema Zeitverschwendung mit unnötigen und ineffektiven Meetings bringt mich auf die Idee, unsere Stundenerfassung anzuwerfen.
MÄRZ 17 KATEGORIE: AGENCY BY KERSTIN
Ich ziehe mir alle Daten des vergangenen Jahres, die von unseren Teams unter dem Tag „Meeting“ verbucht worden sind. Die Zahlen sind überwältigend: Während die Statistiken in der t3n, bezugnehmend auf die Meeting-Kultur in den Vereinigten Staaten zwar beeindruckend, dennoch sehr abstrakt sind, entfalten die „echten“ Zahlen unserer Agentur eine ganz eigene Wirkung.
Immerhin haben wir bei PAINTS in 2016 ganze 4.000 Stunden in Meetings verbracht. Das sind ganze 20 Manntage pro Mitarbeiter. Sicher, Meetings sind sinnvoll, Gespräche im Team, Updates und Status-Meetings gehören zum professionellen Project Management dazu. Aber wer kennt dies nicht: Während des Termins noch Mails checken auf dem Smartphone, Skizzen anfertigen für ein anderes Projekt oder ganz einfach mental nicht anwesend sein, weil zu viele Leute zu lange reden?
Als Head of Project Management ist es auch meine Aufgabe, die Effizienz der Agentur zu verbessern. Und wenn es auch nicht mein Ziel ist, Meetings abzuschaffen, so bewirkt die Auseinandersetzung mit unseren Meeting-Statistiken doch eine gewisse Einsicht.
Ganz konkret. Wir machen es uns allen zur Pflicht, uns bewusst bei allen Meetings folgende Fragen zu beantworten:
- Ist das Meeting wirklich notwendig und müssen die eingeladenen Teilnehmer auch wirklich alle dabei sein?
- Meetings starten pünktlich, wer zu spät kommt, muss nacharbeiten. Wir sind Erwachsene Menschen und wollen auch so kommunizieren – der „Meeting-Knigge“
- Es gibt kein Meeting ohne klar kommuniziertes Ziel, jedes Meeting hat einen Leiter, der das formuliert und dafür sorgt, dass es am Ende auch immer ein Ergebnis gibt
- Kein Meeting ohne anschließend konkrete Ziele, To-Dos und Timings
Wir versuchen ab 2017, die Meetings bei PAINTS noch disziplinierter durchzuführen: Dazu gibt es standardmäßig nur noch 15 Minuten, 30 Minuten und 60 Minuten dauernde Besprechungen.
Zusätzlich haben wir Meeting freie Zonen eingeführt, denn auch das "Rausgerissen werden" aus Aufgaben sowie das anschließende wieder reinkommen frisst Zeit und Konzentration. So können unsere Teammitglieder besser eigenständig einplanen wann sie sich Aufgaben vornehmen, die mehr Zeit in Anspruch nehmen und wann sie sich kleineren Aufgaben widmen.
Erste Ergebnisse sind schon spürbar: Unsere Teammitglieder sind sichtlich sensibilisiert, durch klare Formulierung eines Zieles können wir schneller einen konkreten Konsens finden und letztlich – es tut einfach gut, weniger zu meeten und mehr zu arbeiten. Probiert es bei Euch doch auch einmal aus?