Meetings II
Die Aufgabe: Unsere Meetings effizienter zu gestalten.
Unser Anspruch: Zusätzlich den Workflow unserer Projekte zu überdenken und zu optimieren.
Wir: Eine Projektmanagerin, ein Programmierer und eine Designerin.
September 18 KATEGORIE: Agentur BY Daniela
Am Anfang stand die Bildung einer Projektgruppe. Aus jedem der verschiedenen Gewerke war ein Vertreter mit an Bord, so konnten die unterschiedlichen Anforderungen an unsere Agentur-Meetings und unseren Workflow optimal berücksichtigt werden.
Und schon konnte es losgehen: Zunächst haben wir uns angesehen, welche festen Meetings es bereits gibt und sie mit möglichst objektivem Blick hinterfragt.
Wie sieht der Status Quo aus? Wo gibt es Optimierungsbedarf?
Unser Montags-Meeting zur Einstimmung in die Woche sowie die Unit-Meetings zur Teambesprechung wurden kürzlich überdacht und bedurften keiner neuerlichen Optimierung.
Die verschiedenen Gewerke-Meetings - Projektmanagement, Programmierung, Design - liefen recht unterschiedlich ab, was die besprochenen Inhalte anging. Es gab keine einheitliche Zielsetzung und Struktur. Das sollte sich ändern, aber grundsätzlich funktionierten sie gut und sollten in ähnlicher Form bestehen bleiben.
Die Kaffeegespräche mit den Head-Ofs der Gewerke bieten einen offenen und vertraulichen Austausch unter vier Augen. Wir sahen den Bedarf, Inhalte und Ziele dieses Meetings zu formulieren und zu kommunizieren, ändern wollten wir allerdings nichts.
Unsere Projekte wurden bereits von einer Reihe gut funktionierender Projekt-Meetings begleitet, allerdings sahen wir hier Optimierungsbedarf sowohl in der Initiierungs- als auch Umsetzungsphase. Gerade zu Beginn neuer Projekte wollten wir zukünftig noch stärker auf die vorhandene Manpower der Agentur zurückgreifen. Während der heißen Phasen wollten wir die Schulterblicke straffer organisieren und je nach Projektgröße Daily Stand Ups implementieren.
Unser Quartalsmeeting zum Austausch in entspannter Atmosphäre war gut so wie es war.
Inhalte & Ziele der Kaffeegespräche
Fehlt da noch was?
Brauchten wir noch mehr Meetings? Auch wenn wir uns einig waren, dass wir es mit den Meetings nicht übertreiben wollten, eine Sache gab es doch noch: Wir wollten ein Meeting ins Leben rufen, dass den Wissensaustausch zwischen allen Kollegen im Fokus hat. Losgelöst von Projekten.
Grund für dieses Meeting war vor allem, dass sich immer wieder gezeigt hatte, dass sich die Gewerke ohne eine geeignete Plattform nicht genügend austauschten. Ganz nebenbei und häufig zufällig stellte sich heraus, dass ein unterschiedliches Grundverständnis zu Missverständnissen und unnötigem Mehraufwand führte.
Alle 1-2 Monate soll es nun zukünftig ein "KnowHow-Meeting" geben, in dem rund um ein definiertes Topthema ein Wissensaustausch über alle Gewerke hinweg erfolgen soll. Stellt sich währenddessen heraus, dass ein tieferes Einsteigen in die Materie sinnvoll wäre, wird eine Projektgruppe gebildet.
Unsere Meeting-Regeln
- Ist das Meeting wirklich notwendig?
- Müssen die eingeladenen Teilnehmer wirklich alle dabei sein?
- Meetings starten pünktlich
- Es gibt kein Meeting ohne klar kommuniziertes Ziel
- Jedes Meeting hat einen Leiter
- Kein Meeting ohne anschließend konkrete Ziele, To-Dos und Timings
Fazit
Es lohnt sich immer, alte Strukturen mit frischem Blick neu zu betrachten und deren Sinnhaftigkeit zu hinterfragen. Manchmal lässt sich schon mit kleinen Optimierungen viel bewegen - aber man sollte sich auch nicht scheuen, größere Änderungen anzugehen, um neuen Anforderungen und Trends weiterhin gewachsen zu bleiben.